Bonjour,
Nous vous rappelons qu'il est important, dès lors que des échanges ont lieu sur des dossiers communs, de privilégier les mails génériques.
Exemple :
informatique@ville-voreppe.fr est l'adresse mail générique de l'informatique, adresse accessible par Alain R, Alain G et Teddy Q, les 3 agents du SSIT. Ainsi, un seul mail est adressé au lieu de 3 si on envoi le mail sur les 3 boites nominatives du SSIT.
Pourquoi nous demandons à privilégier les boites génériques ? Pour justement assurer une continuité de service, pour pallier aux départs ou absences des agents, pour que leur départ (ou leur absence) ne soit pas synonyme de galères pour leurs successeurs. Comme son nom l'indique, la boite mail nominative est "personnelle" à l'agent. Il n'est pas envisageable d'accéder à cette boite après le départ (ou l'absence) d'un agent pour espérer y retrouver des mails qui en réalité concernent des dossiers d'un service.
Nous avons parfois vu (vécu) des situations ubuesques ou le départ d'un agent signifiait la perte de l'historicité des dossiers.
Nous restons disponibles pour vous conseiller dans cette démarche : même s'il a déjà un certain nombre de boites mails génériques existantes dans tous les services, nous pouvons aller jusqu'à la création de nouvelles boites mails génériques le cas échéant. Nous vous rappelons que ces boites mails bénéficient d'une capacité de stockage bien supérieure à celles des boites mails nominatives (devant servir uniquement à ce qui concerne spécifiquement l'agent).
Cordialement,
Pour le SSIT, Alain Rouvier,